МОЖНО ЛИ ВЫДАТЬ ЗАЙМ СВОЕМУ СОТРУДНИКУ?

Имеют ли право компании выдавать займы своим сотрудникам? Какие требования при этом предъявляются к организации (наличие прибыли и т.д.) и к сотруднику (срок его работы в фирме и т.д.)? Каков максимальный размер и срок займа? Должны ли такие займы облагаться процентами? Какими процентами? Как в налоговой отчетности отражается выдача займов сотрудникам организации? Какими налогами облагается? Какими документами оформляется займ?

Коммерческая организация вправе выдавать займы своим сотрудникам.

Требования к организации, сотруднику, срокам и размерам займа.
Каких-либо специальных требований к организации или к ее сотрудникам, а также ограничений по срокам и размеру займа, законодательством РФ не предусмотрено. Однако, при решении вопроса о сумме займа следует иметь в виду, что согласно Федеральному закону от 7 августа 2001 г. N 115-ФЗ «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма» обязательному контролю подлежат операции с денежными средствами или иным имуществом «если сумма, на которую она совершается, равна или превышает 600 000 рублей либо равна сумме в иностранной валюте, эквивалентной 600 000 рублей, или превышает ее, а по своему характеру данная операция относится к одному из следующих видов операций:
1) операции с денежными средствами в наличной форме:
снятие со счета или зачисление на счет юридического лица денежных средств в наличной форме в случаях, если это не обусловлено характером его хозяйственной деятельности;
...
4) иные сделки с движимым имуществом:
...
предоставление юридическими лицами, не являющимися кредитными организациями, беспроцентных займов физическим лицам и (или) другим юридическим лицам, а также получение такого займа».

Процентные ставки.
Гражданским кодексом РФ и Налоговым кодексом РФ нет прямого запрета по выдаче коммерческой организацией беспроцентных займов. Однако, у организации имеется риск, что налоговые органы при анализе договоров беспроцентного займа, доначислят налог на прибыль исходя из ставки рефинансирования, обосновывая свою позицию тем, что коммерческая организация создана с целью получения прибыли и не может не получать экономическую выгоду от финансово-хозяйственной деятельности.

Размер процентной ставки отражается в договоре займа. Если в договоре процентная ставка не указана, она определяется исходя из ставки рефинансирования, установленной в месте нахождения юридического лица на день возврата займа или его части (п. 1 ст. 809 ГК РФ). На данный момент она составляет 12 процентов годовых.

Отчетность.
Организация как налоговый агент по НДФЛ ведет форму N 1-НДФЛ. При невозможности удержать НДФЛ, организация обязана сообщить об этом в налоговый орган по форме N 2-НДФЛ. В этом случае налоговый агент заполняет разделы 1, 2, 3 и 5 Справки. В разделе 3 Справки указывается код дохода 2620, если материальная выгода получена от экономии на процентах за пользование целевыми займами на приобретение жилья, или 2610, если материальная выгода получена от экономии на процентах по другим видам займов.

Проценты по выданным займам отражаются в Приложении 1 к Листу 02 Налоговой декларации по налогу на прибыль организаций «Доходы от реализации и внереализационные доходы» (строка 100), а также в строке 020 Листа 02 Налоговой декларации по налогу на прибыль организаций «Расчет налога на прибыль организаций».

Налогообложение займа.

НДФЛ
Прежде всего, хочется отметить, что, начиная с 2008 года, порядок налогообложения по НДФЛ изменился.

В случае выдачи беспроцентного займа или займа с пониженной ставкой, у сотрудника возникает материальная выгода от экономии на процентах (подп. 1 п. 1 ст. 212 НК РФ).

Но, как часто бывает, из правила есть исключения. Из перечня доходов в виде материальной выгоды законодатель исключил доходы в виде:

• материальной выгоды, полученной в связи с операциями с банковскими картами в течение беспроцентного периода, установленного в договоре о предоставлении банковской карты (данное положение с 01.01.2008 года изложено в новой редакции. Напомним, текст, который был включен в НК РФ в 2005-2007 годах: «за исключением материальной выгоды, полученной в связи с операциями с кредитными картами в течение беспроцентного периода, установленного в договоре о предоставлении кредитной карты»);


• материальной выгоды, полученной от экономии на процентах за пользование заемными (кредитными) средствами на новое строительство либо приобретение на территории Российской Федерации жилого дома, квартиры, комнаты или доли (долей) в них, в случае, если налогоплательщик имеет право на получение имущественного налогового вычета в соответствии с подпунктом 2 пункта 1 статьи 220 Кодекса.(это положение действует с 01 января 2008 года).

Иными словами, условием для освобождения от налогообложения доходов в виде материальной выгоды от экономии на процентах за пользование налогоплательщиками заемными (кредитными) средствами, полученных после 1 января 2008 года, является наличие у налогоплательщика права на получение имущественного налогового вычета, предусмотренного подп. 2 п. 1 ст. 220 НК РФ. Право налогоплательщика на получение указанного имущественного налогового вычета подтверждается уведомлением, выданным налоговым органом в порядке, предусмотренном п. 3 ст. 220 НК РФ.

При этом статья 220 Кодекса не содержит ограничений относительно возможности неоднократного получения подтверждения права налогоплательщика на получение части одного и того же имущественного вычета.

В Письме Минфина РФ от 25 января 2008 г. N 03-04-06-01/20 указано, что в случае подтверждения налогоплательщиком права на имущественный налоговый вычет, предусмотренный под. 2 п. 1 ст. 220 НК РФ, доходы в виде материальной выгоды, полученной от экономии на процентах за пользование заемными (кредитными) средствами, освобождаются от налогообложения в полном объеме, в том числе и в случае, если размер полученного кредита превышает предельный размер имущественного налогового вычета, предусмотренного под. 2 п. 1 ст. 220 НК РФ.

Если заем получен в рублях размер материальной выгоды определяется как превышение суммы процентов, исчисленной исходя из 3/4 действующей ставки рефинансирования, установленной Центральным банком РФ на дату фактического получения дохода налогоплательщиком (до 01 января 2008 года - на дату получения заемных средств), над суммой процентов, исчисленной исходя из условий договора.

Если заем получен в валюте размер материальной выгоды определяется как превышение суммы процентов, исчисленной исходя из 9 процентов годовых, над суммой процентов, исчисленной исходя из условий договора.

Датой фактического получения дохода является день уплаты сотрудником процентов по полученным заемным средствам (подп. 3 п.1 ст.223 НК РФ). Таким образом, в отношении доходов, полученных с 1 января 2008 года, для целей расчета налоговой базы применяется ставка рефинансирования, установленная Банком России на дату получения дохода налогоплательщиком, то есть на каждую дату уплаты процентов по кредиту. До 01.01.2008 определение налоговой базы производилось не реже одного раза в год (подп. 2 п. 2 ст. 212 НК РФ). Поэтому если заем был беспроцентный или по условиям договора проценты в течение года не уплачиваются, то проценты рассчитывались на конец года, в котором был выдан заем.

При выдаче сотруднику беспроцентного займа или займа с пониженной процентной ставкой налоговым агентом является организация, выдавшая сотрудику займ (до 1 января 2008 г. – исходя из смысла главы 23 Налогового кодекса РФ, а с 1 января 2008 г. данная норма закреплена законодательно на основании изменений, внесенных Федеральным законом от 24 июля 2007 г. N 216-ФЗ в п. 2 ст. 212 НК РФ).

Исчисление сумм налога производится налоговыми агентами нарастающим итогом с начала налогового периода по итогам каждого месяца с зачетом уже удержанной в предыдущие месяцы текущего налогового периода суммы налога.

Налоговые агенты обязаны удержать начисленную сумму налога непосредственно из доходов налогоплательщика (в т.ч. и из заработной платы) при их фактической выплате. При этом удерживаемая сумма не может превышать 50% от суммы выплаты.

Изменения в гл.23 НК РФ, вступившие в силу с 01.01.2008 года, коснулись и ставок НДФЛ, применительно к заемным средствам.

Так, с 01 января 2008 года отменяются положения ст. 224 НК РФ, предусматривающие налогообложение доходов в виде материальной выгоды, полученной от экономии на процентах за пользование целевыми займами (кредитами), фактически израсходованными на новое строительство либо приобретение жилья, по ставке в размере 13 %.

Напомним, что условием для освобождения от налогообложения доходов в виде материальной выгоды от экономии на процентах за пользование налогоплательщиками заемными (кредитными) средствами, полученных после 1 января 2008 года, является наличие у налогоплательщика права на получение имущественного налогового вычета, предусмотренного подп. 2 п. 1 ст. 220 НК РФ.

В случае, если налогоплательщик не имеет права на получение указанного имущественного налогового вычета, в том числе, если такой вычет уже был ему предоставлен ранее, его доход, полученный в виде материальной выгоды, подлежит налогообложению по ставке 35 %. Доходы в виде материальной выгоды, полученной от экономии на процентах за пользование заемными (кредитными) средствами, уплаченных до представления уведомления, подтверждающего право налогоплательщика на получение имущественного налогового вычета, подлежат налогообложению по ставке 35 %.

При представлении документа, подтверждающего право налогоплательщика на получение имущественного налогового вычета, налоговым агентом производится перерасчет ранее уплаченной суммы налога с дохода в виде материальной выгоды за пользование заемными (кредитными) средствами за налоговые периоды, в которых налогоплательщиком производилась уплата процентов по полученному кредиту.

В случае подтверждения налогоплательщиком права на имущественный налоговый вычет, предусмотренный подп. 2 п. 1 ст. 220 НК РФ, доходы в виде материальной выгоды, полученной от экономии на процентах за пользование заемными (кредитными) средствами, освобождаются от налогообложения в полном объеме, в том числе и в случае, если размер полученного кредита превышает предельный размер имущественного налогового вычета, предусмотренного подп. 2 п. 1 ст. 220 НК РФ. (см. Письмо Минфина РФ от 25 января 2008 г. N 03-04-06-01/20).

Если заем был получен не на новое строительство либо приобретение жилья, применяется налоговая ставка в размере 35 %.

Обратите внимание, что базу, облагаемую НДФЛ по повышенной ставке, нельзя уменьшить на налоговые вычеты (п. 4 ст. 210 НК РФ).

На основании п.5 ст.210 НК РФ, доход сотрудника, выраженный (номинированный) в иностранной валюте, пересчитывается в рубли по курсу Центрального банка РФ, установленному на дату фактического получения дохода.

ЕСН
Суммы дохода не подлежат налогообложению ЕСН, т.к. экономию нельзя рассматривать как выплату в пользу сотрудника или вознаграждение по трудовым и гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг, выплачиваемые налогоплательщиками в пользу физических лиц.

И, следовательно, в базу по обязательному пенсионному страхованию такие суммы дохода также не попадут.

Налог на прибыль
Проценты, которые фирма получает по займу, - это ее внереализационные доходы (п. 6 ст. 250 НК РФ).

Следует иметь в виду, что в случае, когда организация берет в банке кредит для того, чтобы выдать сотруднику беспроцентный заем, проценты банку в состав расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль включать нельзя. Это вызвано тем, что полученные средства идут на финансирование деятельности, которая не связана с получением дохода. Значит, их нельзя учесть в составе внереализационных расходов, поскольку они не соответствуют критерию обоснованности затрат (п. 1 ст. 252 НК РФ) (см. Постановление ФАС Уральского округа от 19 апреля 2005 г. по делу N Ф09-1479/05-АК).

НДС
При выдаче денежного займа платить налог не нужно (подп. 15 п. 3 ст. 149 НК РФ). Однако если заем "натуральный" (товары, материалы и т.п.), то, выдавая его, НДС надо начислить, т.к. по договору займа вещи передают в собственность (п. 1 ст. 807 ГК РФ). Передача же права собственности на ценности - это их реализация (п. 1 ст. 39 НК РФ). А реализация - объект обложения НДС (подп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ).

Кроме того, когда работодатель выдает работнику процентный заем, у предприятия возникает необходимость вести раздельный учет по НДС на основании п. 4 ст. 149 и п. 4 ст. 170 НК РФ.

При выдаче займов расходы, напрямую связанные с данной операцией, чаще всего отсутствуют. При этом, имеются расходы, связанные с управлением организацией в целом, учитываемые на счете 26 "Общехозяйственные расходы". Согласно п. 4 ст. 170 НК РФ суммы НДС по товарам (работам, услугам), используемым для проведения хозяйственных операций, как подлежащих налогообложению, так и освобождаемых от него, принимаются к вычету или учитываются в стоимости приобретаемых товаров (работ, услуг) в той пропорции, в которой они используются для производства и (или) реализации товаров (работ, услуг), реализация которых подлежит налогообложению или освобождается от него. Указанная пропорция определяется исходя из доли стоимости отгруженных товаров (работ, услуг), реализация которых облагается налогом (освобождена от налогообложения), в общей стоимости товаров (работ, услуг), отгруженных за налоговый период. Советуем ознакомиться с письмом Минфина России от 28 апреля 2008 г. N 03-07-08/104 и письмом Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ от 26 июня 2008 г. N 03-07-11/237.

Документальное оформление займа

Основные требования к Договору займа указаны в главе 42 Гражданского кодекса.

Договор займа между юридическим и физическим лицами должен быть заключен в письменной форме. В подтверждение договора займа и его условий может быть представлена расписка заемщика или иной документ, удостоверяющие передачу ему займодавцем определенной денежной суммы или определенного количества вещей (например, акт передачи денежных средств сотруднику-заемщику, акт возврата денежных средств организации-займодавцу).

В договоре следует отразить: сумму и валюту долга, порядок и срок возврата денежных средств (частями или единовременно; порядок возврата суммы займа – внесение в кассу организации или безналичным перечислением на счет займодавца), размер и порядок уплаты процентов (ежемесячно, ежеквартально, единовременно при возврате займа или иные варианты).

Если иное не оговорено в договоре, проценты уплачиваются ежемесячно до дня возврата суммы займа (п. 2 ст. 809 ГК РФ).

Если в договоре не указан размер процентов, его определяют исходя из ставки рефинансирования, которая установлена на день возврата займа или его части (п. 1 ст. 809 ГК РФ).

Если не установлен срок возврата основной суммы (или он определен моментом востребования), заемщик обязан вернуть ее в течение 30 дней со дня предъявления организацией требования об этом (п. 1 ст. 810 ГК РФ).

В случае выдачи займа директору организации следует учитывать положения законодательства об акционерных обществах и об обществах с ограниченной ответстенностью в части сделок с заинтересованностью.