Организационное проектирование
Ни одна компания не может существовать
неизменной долгое время. Точнее, даже необходимо говорить о постоянных
изменениях, с которыми она сталкивается регулярно. Чтобы правильно организовать
работу компании, правильно поделить на функциональные отделы, составить
эффективную систему управления всем организациям, нужно иметь достоверную
информацию о работе всех частей предприятия.
Организационная
структура характеризуется распределением целей и задач управления
между подразделением и работниками организации. Разделение труда, создание
специализированных подразделений, иерархию должностей, внутриорганизационные
процедуры – все это является необходимыми элементами эффективной организации,
поскольку придает ей внутреннюю стабильность и позволяет добиться определенного
порядка в использовании ресурсов.
Организационная структура компании
– это скелет организации, это не просто схема, на которой указаны подразделения
и взаимосвязи между ними. Она должна отражать логику функционирования
организации и соответствовать стратегическим направлениям ее развития.
Она строится на основе исполнительной вертикали и горизонтальных связей.
Исполнительная вертикаль позволяет минимизировать издержки за счет планирования
ресурсов и мощностей. Горизонтальные связи способствуют минимизации
упущенной выгоды, т.к. позволяют организации обрабатывать большие объемы
динамично меняющейся информации и гибко реагировать на изменения предпочтений
потребителей.
1. Анализ существующей
организационной структуры. Оценку сложившейся структуры управления
лучше проводить в рамках комплексной диагностики состояния предприятия.
Мы рассматриваем бизнес как единое целое, а организационная
структура является только формой, которая должна максимально
упорядочить бизнес-процессы и способствовать повышению конкурентоспособности
компании. Диагностика организационной структуры включает
в себя следующий анализ:
- Виды анализируемых объектов:
1) Структурные единицы (департаменты, отделы, должности и пр.);
2) Иерархия (подчинение, уровни управления);
3) Функции (от перечня функции больших структурных подразделений до
функций отдельных должностей);
4) Связи (вертикальные, горизонтальные);
5) Полномочия, ответственность.
- Документы:
6) Схема существующей организационной структуры;
7) Положения о подразделениях;
8) Должностные инструкции.
- Параметры анализа:
9) Полнота: в оргструктуре указаны все существующие в организации структурные
единицы, между единицами структуры распределены все функции;
10) Согласованность: между руководителями и сотрудниками компании существует
согласованность в понимании места каждой единицы в структуре, распределения
функций, ответственности и пр.;
11) Оптимальность: количество уровней управления, количество связей
у каждой структурной единицы, количество функций, закрепленных за структурной
единицей и др.;
12) Однозначность: за каждую функцию отвечает только одна структурная
единица, каждая структурная единица в рамках выполнения данной функции
подчиняется только одной структурной единице и др.
2. Оптимизация оргструктуры.
- Схема организационной структуры,
с учетом внесенных изменений.
- Положение о подразделении включает
в себя следующие разделы:
1) наименование подразделения
2) назначение подразделения
3) подчинение
4) функции и задачи
5) состав (список должностей, распределение зон ответственности)
6) отчетность (наименование, периодичность и форма отчетов)
7) взаимодействие (внутри организации, внешнее)
8) автономия (права и ответственность)
9) критерии эффективности работы подразделения
10) предусмотренные программы обучения для сотрудников подразделения.
- Должностная инструкция (описание
рабочего места) включает в себя:
1) задачи
2) подчиненность
3) права
4) обязанности
5) выполняемые функции
6) методы реализации функций
7) процедуры отчетности
8) процедуры работы с документами.
3. Результаты. Организационно-функциональная
структура и система должностных инструкций позволит:
- наладить четкий механизм взаимодействия подразделений;
- создать у каждого сотрудника организации точное представление не только
о его должностных обязанностях, но и методах их выполнения, что позволит
экономить время на их выполнении;
- благодаря точному и детальному описанию каждой процедуры сотрудника
снизить субъективность трактовки своих обязанностей и тем самым объективизировать
весь процесс организационной деятельности;
- снизить вероятность возникновения непредвиденных (нештатных) ситуаций,
благодаря механизму адаптации, являющемуся неотъемлемой частью спроектированной
системы управления.
Итоговыми документами создания/изменения
организационной структуры будут следующие:
- Положение об организационной структуре;
- Положения о подразделениях;
- Должностные инструкции.
